Tư vấn xử lý tranh chấp phí quản lý chung cư theo quy định

1. Tranh chấp phí quản lý chung cư được quy định như thế nào?

Pháp luật nhà ở hiện tại không chỉ quy định về quyền sở hữu mà còn thiết lập một hệ thống quy tắc chặt chẽ về nghĩa vụ tài chính của chủ sở hữu căn hộ. Tuy nhiên, trong thực tiễn vận hành, các quy định về giá dịch vụ quản lý vận hành thường bị hiểu sai hoặc thực thi không đúng dẫn đến các khiếu kiện kéo dài.

Theo khoản 1 Điều 44 Thông tư 05/2024/TT-BXD, quy định cụ thể về thẩm quyền giải quyết tranh chấp trong hoạt động quản lý, vận hành nhà chung cư bị sửa đổi, bổ sung bởi điểm c Khoản 5 Điều 2 Thông tư 09/2025/TT-BXD như sau:

“Các tranh chấp về kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư, về việc bàn giao, quản lý, sử dụng kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư do Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà chung cư đó hoặc Tòa án hoặc Trọng tài thương mại giải quyết theo quy định của pháp luật.”

1.1 Thương lượng và Hòa giải tại chỗ

Căn cứ Khoản 1 Điều 194 Luật Nhà ở 2023, Nhà nước khuyến khích các bên giải quyết tranh chấp thông qua hòa giải. Các bên có thể tổ chức đối thoại trực tiếp hoặc thông qua Ban quản trị để làm rõ các khoản mục chi phí, chất lượng dịch vụ tương ứng với mức phí đã thu.

1.2 Giải quyết thông qua cơ quan hành chính (UBND xã)

Theo quy định mới nhất tại Khoản 4 Điều 194 Luật Nhà ở 2023 và được hướng dẫn chi tiết tại Điểm c Khoản 5 Điều 2 Thông tư 09/2025/TT-BXD:

• Kể từ ngày 01/07/2025, Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà chung cư có thẩm quyền giải quyết các tranh chấp về kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư.
• Các bên gửi đơn đề nghị giải quyết tranh chấp đến UBND cấp xã. Chủ tịch UBND cấp xã có trách nhiệm tổ chức hòa giải và xử lý theo thẩm quyền quản lý hành chính tại địa phương.

1.3 Giải quyết bằn con đường tố tụng

Trường hợp hòa giải không thành hoặc các bên không lựa chọn giải quyết tại UBND cấp xã:

• Theo quy định của Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, các bên có quyền khởi kiện tại Tòa án nhân dân cấp huyện nơi có nhà chung cư để yêu cầu giải quyết tranh chấp hợp đồng dân sự/dịch vụ.
• Việc lựa chọn trọng tài để giải quyết Chỉ áp dụng nếu trong hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành hoặc hợp đồng mua bán có điều khoản thỏa thuận trọng tài trong hợp đồng. 

Như vậy, để xử lý dứt điểm các bất đồng về phí quản lý, các bên có thể viện dẫn sự can thiệp của UBND cấp xã, khởi kiện tại Tòa án hoặc yêu cầu Trọng tài thương mại phân xử. Dù lựa chọn phương thức nào, quy trình hiệu quả nhất vẫn nên bắt đầu từ việc đối thoại và hòa giải nội bộ. Sử dụng vai trò trung gian của Ban quản trị hoặc thông qua diễn đàn Hội nghị nhà chung cư sẽ giúp các bên tìm thấy tiếng nói chung nhanh chóng, tránh được các quy trình tố tụng kéo dài và tốn kém không đáng có.

>> Tham khảo thêm: Tư vấn hỗ trợ giải quyết tranh chấp giữa ban quản trị và cư dân chung cư

2. Quy định về phí quản lý, vận hành chung cư

Trong bối cảnh đô thị hóa nhanh chóng, mô hình nhà chung cư trở nên phổ biến kéo theo sự phức tạp trong việc xác lập các loại phí dịch vụ. Theo quy định tại Luật Nhà ở 2023 và các thông tư hướng dẫn như sau:

- Theo Điều 30 Thông tư 05/2024/TT-BXD, kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư được xác định như sau:

(1) Nguồn đóng góp:

Kinh phí do chủ sở hữu hoặc người sử dụng căn hộ đóng hàng tháng hoặc định kỳ, kể cả trong trường hợp đã nhận bàn giao căn hộ nhưng chưa đưa vào sử dụng.

(2) Cách tính phí:

Phí quản lý vận hành được tính bằng giá dịch vụ quản lý vận hành (do Hội nghị nhà chung cư quyết định hoặc cơ quan có thẩm quyền phê duyệt) nhân với diện tích sử dụng căn hộ hoặc diện tích khác không phải căn hộ trong chung cư.

(3) Căn cứ xác định diện tích:

- Nếu đã có Giấy chứng nhận quyền sở hữu, căn cứ theo diện tích ghi trong Giấy chứng nhận.

- Nếu chưa có Giấy chứng nhận, căn cứ theo hợp đồng mua bán, thuê mua hoặc biên bản bàn giao căn hộ.

(4) Đối với nhà chung cư là tài sản công:

Việc thu, chi phí quản lý vận hành được thực hiện theo quy định tại Điều 151 Luật Nhà ở 2023 như sau:

“Điều 151. Giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư

1. Việc xác định giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư phải bảo đảm công khai, minh bạch và căn cứ vào nội dung công việc cần quản lý vận hành và các dịch vụ sử dụng đối với từng loại nhà chung cư.

2. Giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư không bao gồm kinh phí mua bảo hiểm cháy, nổ, kinh phí bảo trì, chi phí trông giữ xe, chi phí sử dụng nhiên liệu, năng lượng, nước sinh hoạt, dịch vụ truyền hình, thông tin liên lạc, thù lao cho Ban quản trị nhà chung cư và chi phí dịch vụ khác phục vụ cho việc sử dụng riêng của chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư.

Giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư được xác định bằng tiền Việt Nam và tính trên mỗi mét vuông diện tích sử dụng căn hộ hoặc phần diện tích khác trong nhà chung cư.

3. Đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu, giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư được quy định như sau:

a) Trường hợp chưa tổ chức được Hội nghị nhà chung cư lần đầu thì giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư thực hiện theo thỏa thuận trong hợp đồng mua bán, thuê mua nhà ở;

b) Trường hợp đã tổ chức được Hội nghị nhà chung cư thì giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư do đơn vị quản lý vận hành và Hội nghị nhà chung cư thỏa thuận, thống nhất quyết định.

4. Đối với nhà chung cư có một chủ sở hữu, giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư được thực hiện theo thỏa thuận giữa chủ sở hữu và người sử dụng nhà chung cư trong hợp đồng thuê nhà; trường hợp nhà chung cư thuộc tài sản công thì giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư được thực hiện theo quy định tại khoản 7 Điều này.

5. Đối với nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp, giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư áp dụng đối với phần diện tích kinh doanh dịch vụ, phần diện tích thuộc sở hữu riêng dùng làm chỗ để xe ô tô được xác định theo nguyên tắc sau đây:

a) Giá dịch vụ quản lý vận hành áp dụng đối với phần diện tích kinh doanh dịch vụ do các bên thỏa thuận trên cơ sở tình hình thực tế của hoạt động trong khu kinh doanh và của từng vị trí nhà chung cư;

b) Giá dịch vụ quản lý vận hành áp dụng đối với phần diện tích thuộc sở hữu riêng dùng làm chỗ để xe ô tô do các bên thỏa thuận và có thể được tính thấp hơn giá dịch vụ quản lý vận hành áp dụng đối với căn hộ trong cùng một nhà chung cư.

6. Đối với nhà chung cư chỉ có mục đích để ở, giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư áp dụng đối với phần diện tích thuộc sở hữu riêng dùng làm chỗ để xe ô tô thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 5 Điều này.

7. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm ban hành khung giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư để áp dụng cho các trường hợp sau đây:

a) Thu kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư thuộc tài sản công trên địa bàn;

b) Làm cơ sở để các bên tham khảo khi thỏa thuận giá dịch vụ quản lý vận hành đối với nhà ở không thuộc tài sản công hoặc trong trường hợp có tranh chấp về giá dịch vụ giữa đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư với chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư; trường hợp không thỏa thuận được giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư”

Như vậy, pháp luật đã quy định rõ ràng căn cứ tính phí, cách thu và nghĩa vụ của các bên, nhằm đảm bảo tính minh bạch, công bằng và đúng quy định trong công tác quản lý vận hành nhà chung cư.

>> Tham khảo thêm: Luật sư tư vấn tranh chấp quỹ bảo trì chung cư

3. Quy trình các bước giải quyết tranh chấp về phí quản lý, vận hành chung cư

Bước 1: Thu thập bằng chứng

Bạn cần gom tất cả các tài liệu liên quan: hợp đồng quản lý vận hành, bảng giá dịch vụ, biên bản Hội nghị nhà chung cư, biên lai thu phí, báo cáo thu chi, hình ảnh, video nếu có để chứng minh chất lượng dịch vụ. Tất cả phải rõ ràng, chứng minh được điểm bạn cho là sai hoặc không phù hợp.

Bước 2: Thương lượng hoặc hòa giải nội bộ

Tiến hành trao đổi trực tiếp với đơn vị quản lý vận hành, Ban quản trị hoặc chủ đầu tư để trình bày quan điểm và bằng chứng. Bạn có thể kiến nghị tổ chức cuộc họp giữa cư dân để cùng thảo luận. Mục tiêu là đạt được thỏa thuận chung mà không cần đưa ra cơ quan bên ngoài.

Bước 3: Gửi yêu cầu giải quyết tại cơ quan nhà nước / khởi kiện

Nếu thương lượng không thành, bạn gửi đơn yêu cầu tới UBND cấp xã nơi có chung cư theo quy định mới từ 1/7/2025 để giải quyết tranh chấp về kinh phí quản lý vận hành. Trong trường hợp nếu tiếp tục bất đồng hoặc vượt thẩm quyền, bạn có thể khởi kiện tại Tòa án nhân dân hoặc yêu cầu trọng tài nếu hợp đồng có điều khoản trọng tài.

Bước 4: Thực hiện quyết định hoặc bản án

Khi cơ quan có thẩm quyền (UBND, Tòa án hoặc trọng tài) ra quyết định hoặc bản án, các bên phải tuân thủ và thực hiện. Nếu có bên từ chối, có thể áp dụng biện pháp thi hành án dân sự. Đồng thời, công bố kết quả thực hiện với cộng đồng cư dân để đảm bảo minh bạch.

4. Vai trò của Văn phòng Luật sư Tô Đình Huy trong việc tư vấn xử lý tranh chấp phí quản lý chung cư

• Tư vấn pháp lý ban đầu

Văn phòng Luật sư Tô Đình Huy sẽ phân tích rõ quy định pháp luật về phí quản lý vận hành nhà chung cư, bao gồm nghĩa vụ tài chính và quyền lợi của cư dân, Ban quản trị, cũng như chủ đầu tư. Bên cạnh đó, luật sư hướng dẫn phương án thương lượng, hòa giải nội bộ nhằm hạn chế chi phí và thời gian tố tụng. Đồng thời, hồ sơ, chứng cứ và hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành sẽ được đánh giá kỹ lưỡng để xác định căn cứ pháp lý vững chắc bảo vệ quyền lợi khách hàng.

• Soạn thảo và đại diện pháp lý

Luật sư sẽ hỗ trợ soạn thảo đơn yêu cầu hòa giải, đơn khởi kiện và hồ sơ gửi đến UBND hoặc Tòa án có thẩm quyền. Văn phòng đồng thời đại diện khách hàng làm việc trực tiếp với Ban quản trị, chủ đầu tư, đơn vị quản lý vận hành hoặc cơ quan Nhà nước. Trong quá trình giải quyết, luật sư tham gia thương lượng, hòa giải và phiên tòa để bảo vệ tối đa quyền lợi hợp pháp của cư dân hoặc chủ đầu tư.

• Cam kết bảo mật và chuyên nghiệp

Văn phòng cam kết bảo mật tuyệt đối thông tin khách hàng, tuân thủ quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Mọi hoạt động tư vấn và đại diện đều được thực hiện minh bạch, có biên nhận và hợp đồng rõ ràng, bảo đảm an toàn pháp lý và quyền lợi tốt nhất cho khách hàng.

5. Vì sao khách hàng chọn Văn phòng Luật sư Tô Đình Huy tư vấn xử lý tranh chấp phí quản lý chung cư?

Văn phòng Luật sư Tô Đình Huy là đơn vị đã có bề dày hoạt động, với đội ngũ Luật sư được đào tạo bài bản, chính quy và có chuyên môn sâu trong việc tư vấn về tranh chấp về phí quản lý chung cư. Với đội ngũ Luật sư có nhiều năm kinh nghiệm trong các hoạt động thực tiễn, cung cấp các dịch vụ pháp lý và đặc biệt là kinh nghiệm thực tế về dịch vụ tư vấn về tranh chấp về phí quản lý chung cư và các vấn đề liên quan, chúng tôi đã cung cấp dịch vụ pháp lý tốt nhất về việc tư vấn về tranh chấp về phí quản lý chung cư và mang lại sự hài lòng cho nhiều khách hàng.

Ngoài vấn đề chuyên môn, chúng tôi luôn thực hiện dịch vụ tư vấn về tranh chấp về phí quản lý chung cư với tinh thần, trách nhiệm và sự tận tâm cao nhất, xây dựng niềm tin, sự an tâm và an toàn pháp lý cho khách hàng.

Đồng thời, chúng tôi luôn ý thức tuân thủ Quy tắc đạo đức và ứng xử nghề Luật sư trong quá trình thực hiện dịch vụ tư vấn về tranh chấp về phí quản lý chung cư trong mối quan hệ với khách hàng, đồng nghiệp và các cơ quan Nhà nước, các cá nhân có liên quan trong việc tư vấn về tranh chấp về phí quản lý chung cư.

Chúng tôi cam kết và trách nhiệm bảo mật tất cả các khoản mục, điều kiện của hợp đồng/thỏa thuận nào được thiết lập, ký kết và tất cả giấy tờ, tài liệu, thông tin mà Văn phòng Luật sư có được từ việc tư vấn về tranh chấp về phí quản lý chung cư. Văn phòng Luật sư cam kết không công bố hay truyền đạt các vấn đề liên quan đến hợp đồng và công việc này đến Bên thứ ba nào khác mà không có sự đồng ý bằng văn bản của khách hàng, trừ trường hợp cơ quan Nhà nước yêu cầu.

>> Tham khảo thêm: Luật sư bảo vệ quyền lợi khi chậm bàn giao căn hộ chung cư

6. Thông tin liên hệ của Văn phòng Luật sư Tô Đình Huy

Nếu Quý khách hàng đang gặp phải vấn đề pháp lý liên quan đến tranh chấp về phí quản lý chung cư, đừng ngần ngại, hãy liên hệ với chúng tôi qua Hotline 0909160684 để nhận được sự tư về vấn về vấn đề pháp lý giải quyết tranh chấp về phí quản lý chung cư và được hỗ trợ kịp thời.

Số hotline được Luật sư tiếp nhận và xử lý trên phạm vi toàn quốc.

Thời gian làm việc từ 08 giờ sáng đến 21 giờ tối trong khoảng thời gian từ Thứ 2 đến Thứ 7 trong tuần.

Ngoài phương thức hỗ trợ qua số hotline cho dịch vụ tư vấn về tranh chấp về phí quản lý chung cư, chúng tôi còn tư vấn và hỗ trợ trực tiếp và trực tuyến qua Zalo: 0978845617, và Email [info@luatsuhcm.com].

Chúng tôi hiểu rằng, vấn đề pháp lý liên quan đến dịch vụ tư vấn xử lý tranh chấp phí quản lý chung cư có thể ảnh hưởng lớn đến cuộc sống và công việc, thời gian, chi phí của bạn. Hãy để đội ngũ Luật sư của chúng tôi đồng hành và hỗ trợ bạn giải quyết các vấn đề pháp lý một cách hiệu quả và chuyên nghiệp nhất. Chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe, thấu hiểu và đồng hành cùng Quý khách hàng trên mỗi bước đường pháp lý.